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Le Serveur Vocal Interactif (SVI)

Cloud Eco vous propose une solution simple et flexible de Serveur Vocal Interactif (SVI), grâce auquel votre correspondant est redirigé vers le service désiré. L’intérêt pour votre entreprise est bien sûr d’assurer un accueil professionnel à vos contacts, mais aussi d'éviter de perdre des appels en raccourcissant le délai de prise en compte des demandes des appelants.

  • Les plus de l'offre :

    • Organisation des appels entrants :

      Les appels entrants (clients, fournisseurs) sont redirigés vers la bonne information, le bon interlocuteur ou vers une messagerie vocale. C'est un gain de temps pour votre entreprise. C'est également un gain d'argent, en évitant le travail d'accueil d'un secrétaire. De plus, le transfert entre postes est gratuit.
    • Donnez satisfaction à vos clients :

      Le service est disponible pour accueillir vos correspondants 24h/24 et 7j/7. Grâce au système de choix multiples, vos correspondants sont orientés directement vers le bon service ou le bon interlocuteur, ce qui leur évite de répéter leur demande à de multiples interlocuteurs jusqu'à être transférés vers la bonne personne.
    • Personnalisez vos messages :

      Un studio professionnel enregistre vos messages (accueil, attente, fermeture, etc…) pour le message de pré-décroché et le répondeur. Le message peut être disponible en deux langues, et s'adapter en fonction de vos horaires, afin de diffuser le message adéquat selon que vos bureaux sont ouverts ou fermés. Un catalogue de musiques est également disponible si vous le souhaitez. Ces messages contribuent à donner une image professionnelle de votre société.
  • La parole d'un expert

    Nos clients nous indiquent que cette solution permet de diviser par deux le temps d’attente en moyenne ; grâce au SVI, l’interlocuteur définit en amont son besoin et le conseiller traite ainsi la demande plus rapidement. Le Directeur Technique Cloud Eco

Le serveur vocal interactif, de quoi s’agit-il concrètement ?

De même que l’amélioration de la productivité des équipes de votre entreprise, la gestion de la relation client demeure un facteur essentiel de votre développement. En plus donc de motiver vos employés, vous devez aussi fournir les meilleurs services et satisfaire les préoccupations de chaque client. Toutefois, avec le flux d’appels important, prendre en compte toutes les demandes ne parait pas évident. Pour mieux vous en sortir, vous trouverez désormais de divers outils innovants tels que le serveur vocal interactif qui vous garantissent de meilleures solutions de téléphonie d’entreprise.

Connu aussi sous le sigle SVI, le serveur vocal interactif représente aujourd’hui un moyen efficace pour améliorer la communication de votre entreprise. Il offre donc de multiples avantages et ne manquera pas de vous impressionner.

Pour définir un serveur vocal interactif, retenez qu’il désigne une technologie de téléphonie qui permet à des personnes extérieures d’interagir avec le système hôte de l’entreprise. L’échange se déroule à travers des menus vocaux configurables, avec des tonalités DTMF en temps réel. De manière plus simple, le svi téléphonie représente un système informatique qui permet à un utilisateur de dialoguer par téléphone avec une boite vocale en appuyant sur des touches du clavier. Le serveur vocal interactif peut aussi être assimilé à un standard téléphonique interactif, un répondeur interactif, ou un standard automatique.

Lorsque le client joint le serveur vocal interactif, il se voit proposer un choix pour sélectionner des options avec les chiffres de son clavier. Une fois une touche appuyée, ceci envoie une tonalité DTMF au système hôte de l’entreprise qui désigne à son tour la réponse appropriée. Vous pourrez configurer le SVI de votre société avec des sous-menus de manière à proposer des services et renseignements de plus en plus précis et détaillés.

Avec un serveur vocal interactif au sein de votre entreprise, vous pourrez atteindre les objectifs ci-après :

  • Rendre les différentes communications plus fluides ;
  • Renforcer la collaboration entre les équipes grâce au partage des données client ;
  • Améliorer la relation client, la satisfaction et l’expérience des utilisateurs de vos services ;
  • Rehausser l’image du professionnalisme de votre entreprise.

Si de nombreuses structures optent aujourd’hui pour un serveur vocal interactif, c’est avant tout pour mieux répondre aux attentes de leur clientèle. Toutefois, le svi téléphonie offre encore plus d’avantages. Si vous hésitez à le choisir pour votre entreprise, voici quelques-uns de ses atouts qui vous intéresseront :

  • Un accueil téléphonique permanent : le SVI vous permet de décrocher 100 % des appels entrants, 24 h/24, 7 j/7 (les clients pourront accéder eux-mêmes à des informations variées) ;
  • Une meilleure gestion des flux d’appels : avec le serveur vocal interactif, vous pouvez organiser vos flux de manière à qualifier chaque motif d’appels et à l’acheminer vers le bon centre de contact ou un service précis ;
  • Une réduction des tâches des conseillers : en se chargeant de toutes les réponses simples et classiques, le SVI permet aux conseillers client de traiter moins de requêtes ;
  • Une adaptation à tous les clients : le serveur vocal interactif demeure un moyen de communication qui répond aux besoins de tout individu, même de ceux qui ne maitrisent pas le web et les réseaux sociaux ;
  • Une gestion des tâches automatiques : en fonction de votre système, le SVI pourrait également envoyer de manière automatique un email ou un SMS aux clients ;
  • Une efficacité de l’interaction avec la clientèle : le serveur vocal interactif peut traiter de nombreux appels simultanément et réagir à de diverses actions de l’utilisateur ;
  • Une amélioration de la relation client : au final, le SVI permet de prendre en compte toutes les préoccupations des clients et d’y apporter des réponses à tout moment.

Où utilise-t-on un serveur vocal interactif ?

Grâce à ses multiples atouts, le serveur vocal interactif peut se révéler utile pour de diverses structures. Toutefois, il ne convient pas à tous les cadres et ne remplit pas toutes les fonctions.
L’utilisation d’un serveur vocal interactif vise à gérer et entretenir un volume illimité d’appels téléphoniques au sein d’une entreprise. C’est donc un système mis à la disposition des clients et des bénéficiaires des services de la structure. Dans ce sens, c’est un outil qui conviendra aux entreprises qui doivent composer avec un grand nombre de clients. Si vous souhaitez améliorer votre relation client, vous devez aussi vous doter d’un serveur vocal interactif. En bref, ce dernier s’adaptera bien aux services ci-après :
  • Les centres d’appels des entreprises commerciales et de vente en ligne ;
  • Les services bancaires et les établissements financiers pour la consultation des comptes ;
  • Les compagnies de transport pour donner des informations sur les horaires ;
  • Les entreprises qui doivent traiter régulièrement un fort volume d’appels entrants ;
  • Les services commerciaux, de support client ou de SAV, etc.

Pour profiter de tous les avantages liés au serveur vocal interactif, vous devez rechercher un système de qualité. Ceci dépendra avant tout de l’ergonomie des scripts. Vous devez donc proposer une communication fluide et une interaction simple. Vous devez aussi enregistrer des messages conviviaux en choisissant avec soin la voix et le ton (couleur vocale). Pour la mise en place et la configuration du serveur vocal interactif de votre entreprise, voici quelques conseils pratiques qui vous aideront :

  • Vous devez rendre le SVI disponible à tout moment (même en dehors des horaires d’ouverture) pour proposer des services basiques ou orienter les clients vers une autre messagerie ;
  • Pour plus d’efficacité, configurez le serveur vocal interactif de manière à ce qu’il suggère au client de parler avec un agent pour obtenir de meilleurs résultats ;
  • Limitez aussi le nombre d’options afin de ne pas perdre du temps à l’appelant avec des sous-menus interminables ;
  • Privilégiez la personnalisation de vos messages et enregistrements plutôt que l’utilisation d’une synthèse vocale (pour plus de convivialité) ;
  • Au lieu d’héberger vos ressources applicatives sur le même serveur, dédiez un serveur propre à votre SVI pour garantir plus de voies d’accès simultanés ;
  • En cas d’hébergement des données sur un serveur, ou d’utilisation de logiciels d’exploitations, assurez-vous qu’ils demeurent conformes au RGPD et à la charte européenne de protection des données.