Les obligations légales de conservation des documents en entreprise

  1. maillet justice

Comme toute entreprise, vous êtes tenus à la conservation de nombreux documents : factures, devis, courriers, relevés bancaires, fiches de paies, contrats, assurances, pièces comptables…
Mais les délais et les modes de conservation varient selon les cas.
Faisons un point sur ces durées légales.

Quels documents conserver et combien de temps ?

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Voici quelques exemples :

Durée de conservationType de documentsExemples




5 ans
Certains documents concernant la gestion du personnelbulletins de paie, cartes de pointage, doubles des certificats de travail, soldes de tout compte, récapitulatif de charges sociales, etc.
Les contrats commerciauxcontrats commerciaux, correspondance commerciale
Les documents bancaires ordres de virement, relevés trimestriels, talon de chèque...
6 ansLes documents fiscauximpôt sur le revenu et les sociétés, impôts directs locaux, CFE, TVA...



10 ans
Les contrats commerciaux contrats conclus par voie électronique
Les documents comptables livre journal, bilan, comptes de résultats, comptes et journaux auxiliaires, inventaire, grand livre comptable etc.
Les pièces comptables factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison ou de réception...
30 ansLes titres immobilierscontrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

Vous pouvez consulter la fiche détaillée complète avec toutes les durées légales sur le site du Service Public : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Sous quelle forme conserver ces documents ?

Il faudra généralement conserver les originaux de ces documents.

En cas de numérisation, celle-ci devra garantir :

  • L’intégrité des données : il ne doit y avoir aucune modification ni altération des informations.
  • La traçabilité : on doit pouvoir identifier l’origine des documents (par exemple leur auteur).
  • La pérennité des informations : les documents doivent être conservés sur des supports actualisés, car certains formats ou supports peuvent être amenés à disparaître (comme ce fut le cas des disquettes).
  • L’accès aux informations : le stockage doit être sécurisé et doté d’un système de classification et de recherche efficace, et les données accessibles uniquement aux personnes autorisées.

Les copies de lettres et de factures établies par les entreprises à l’appui de leurs ventes peuvent être numérisées, à condition de pouvoir être facilement mises à disposition des agents de l’administration. Sous cette condition, vous pouvez donc numériser vos factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernière, à condition de les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).

Cas particulier des factures électroniques : celles-ci doivent être conservées dans leur format original (ne pas changer un format Excel en pdf, ni imprimer la facture électronique à des fins d’archivage).

Où les stocker ?

Le stockage des factures doit s’effectuer uniquement sur le territoire français ou dans un autre état de l’Union Européenne( 3e alinéa de l’article L. 102 C du Livre des Procédures Fiscales, l).

Dans le cas d’un stockage hors de l’UE, le pays de stockage doit être lié à la France par une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

Quelles sanctions en cas de manquement à ces obligations de conservation ?

Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise. Mais en fonction des circonstances, plusieurs peines peuvent cependant être applicables.

Par exemple :

CasAmendePeine complémentaire
Litige avec un client, un fournisseur, un salarié...-absence de preuves vous permettant de vous défendre
Destruction des documents ou refus de communiquer1 500 €-
Omission d’établissement des documents comptables annuels9 000 €-
Contrôle fiscal jusqu'à 25 000 €
+ taxation d'office sur le CA assortie d'une pénalité de 40%
(article 1728 du Code Général des impôts)
6 mois en cas de récidive
(article 1746 du Code Général des impôts)
Condamnation pour faux et usage de faux - entrepreneur individuel45 000 €3 ans
Condamnation pour faux et usage de faux - société225 000 €dissolution de la société
Sécurité des données personnelles non-garantie300 000 €5 ans

Le risque peut donc être fatal à une entreprise. D’où l’importance de conserver tous ces documents dans les règles.
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